На практике участились случаи, когда многие контрагенты под видом должной осмотрительности запрашивают документы, которые в некоторых случаях непосредственно касаются коммерческой тайны компании. При отказе предоставить необходимую информацию партнеры вовсе могут отказаться от сделки. Как себя вести, дабы не нарваться на штрафы, убытки и не потерять контрагентов, рассмотрим в данной статье.

Если партнеры хотят убедиться в реальности директора компании, от них можно услышать просьбу о предоставлении копии паспорта директора. В данном случае необходимо помнить, что согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ документ (паспорт) можно передать только с личного согласия директора, иначе Роскомнадзор может оштрафовать компанию до 75 тыс. руб. в соответствии с ч.2 ст.13.11 КоАП РФ. Однако чтобы не спорить с контрагентом, ему можно предложить иные документы, которые подтвердят полномочия руководителя. В качестве таких подтверждений может подойти выписка из устава компании, либо выписка из ЕГРЮЛ, которую можно получить бесплатно на сайте ФНС.

В ряде случаев, опасаясь признания контроллерами сделки фиктивной, контрагенты запрашивают информацию о трудовых ресурсах компании. В частности, будущие заказчики, могут затребовать СЗВ-М или справку о доходах сотрудников. Однако такие отчеты тоже содержат персональные данные, в т.ч. сведения о размерах зарплат всех сотрудников. Заручиться согласием каждого работника – достаточно трудоемкое дело, но если отчеты предоставить контрагенту без согласия работников, компанию ожидают аналогичные штрафы как за разглашение персональных данных – до 75 тыс. руб. Чтобы не нарушить данное требование для удовлетворения запроса контрагента можно предложить справку о среднесписочной численности персонала компании, либо декларацию по форме 6-НДФЛ. Данные документы подтвердят количество работающих сотрудников и размеры начисления зарплаты в целом по компании.

В тех случаях, когда у компании фактический адрес не соответствует сведениям из ЕГРЮЛ торговые партнеры часто запрашивают договоры аренды, подтверждающие фактическое местонахождение компании. Обращаем ваше внимание, что договор аренды – это соглашение партнеров, каждый из которых берет на себя определенные обязательства (ст.420 НК РФ). В частности в договоре оговариваются сроки, цены или иные условия, которые являются коммерческой тайной. Поэтому вместо договора аренды партнеру возможно предоставить, например, письмо от арендодателя, подтверждающее, что именно он является собственником, и сдает помещение на долгий период. Такое письмо рекомендуем заверить не только подписью и печатью арендодателя, но и собственными реквизитами.

Общие рекомендации: при выборе контрагента проявляйте должную осмотрительность, а в случаях, если партнер просит представить документы, содержащие в себе коммерческую, банковскую, налоговую тайны не спишите давать подробную информацию. Возможно, контрагента устроит иной документ или информация в иной форме. В данном случае компании целесообразно составить на себя небольшое досье (карточка предприятия), содержащее основные и достаточные сведения подтверждающие, вашу добропорядочность.

Читать еще

Являются ли детские спортивные клубы образовательными организациями
Многие детские спортивные клубы, школы спорта и иные клубы физической...
24 января    #Лицензирование
Списание безнадёжных долгов
Небольшая памятка о том, в каких случаях налог на прибыль нельзя...
17 января    #Бухгалтерия