С наступлением 2020 года, помимо привычной бумажной трудовой книжки был введен ее новый формат – электронный.

Работодателям до 31 октября 2020 года  необходимо было уведомить своих работников о новом электронном формате, а также предоставить право выбора ведения трудовой книжки. В свою очередь, работникам необходимо было предоставить заявление на выбор – продолжить использовать бумажный формат трудовой книжки или перейти на электронный.

С появлением  нового формата  ведения трудовой книжки у работодателей и работников возникает вопрос: какую трудовую книжку выбрать, а также, какие преимущества или недостатки имеет новый электронный формат? Давайте разберем этот вопрос подробнее.

Какие преимущества при ведении трудовой книжки в электронном формате?

  • Пенсионный фонд стал гораздо быстрее получать информацию о трудовой деятельности застрахованных лиц. Это значительно упростило процесс отслеживания пенсионных и налоговых отчислений, а также появилась возможность в режиме онлайн проводить анализ данных.
  • У работников исчезла надобность иметь несколько трудовых книжек и пользоваться ими поочередно. Теперь все данные по всем местам работы застрахованного лица заносятся в единую базу Пенсионного фонда.
  • У работодателей, например, снизились расходы на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, что тоже является небольшим, но плюсом.
  • Решилась проблема передачи трудовой книжки при трудоустройстве дистанционных работников;
  • У работников появилась возможность получить информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет Пенсионного фонда.

Наряду с явными преимуществами, существуют и возможные недостатки при ведении трудовой книжки в новом электронном формате:

  • Например, образуется двойной объем документооборота у работодателя, если работник сохранит бумажную версию трудовой книжки у себя.
  • В формате электронных трудовых книжек отсутствует возможность внести сведения о поощрениях и награждениях работника, так как поле для внесения благодарностей в принципе не предусмотрено.
  • При трудоустройстве нового работника работодателю придется запрашивать выписку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета, в то время как  в бумажной трудовой книжке отражаются все предыдущие места работы с подписями и печатями. Также возможен риск подделать документы;
  • Сведения о приеме на работу или увольнении работника необходимо вносить в электронную трудовую книжку не позднее дня, следующего за днем приема или увольнения. При установлении сроков не предусмотрено возникновение форс-мажоров (например, отключение интернета или проведение технических работ у оператора). С бумажной трудовой книжкой на внесение записей работодателям предоставляется 5 рабочих дней и форс-мажорных ситуаций, как правило, не возникает.
  • При выборе электронного формата ведения трудовой книжки бумажная книжка выдается работнику на руки. Ну, а если работник потерял свою трудовую книжку, шанс на ее восстановление, к сожалению, относительно небольшой.
  • При обнаружении работником у себя в трудовой книжке ошибочной записи, единственный способ ее удалить — лично обратиться в компанию, внесшую эту запись. В случае с электронной трудовой книжкой работник может не узнать, у кого из работодателей вносилась данная запись. Велик шанс возникновения проблемы с идентификацией и поиском этой организации.

Электронное ведение трудовой книжки только начало свое существование. Пока что предоставление сведений в электронном виде еще уступает бумажным трудовым книжкам. Также, необходимо брать во внимание тот факт, что бумажные трудовые книжки – привычный для всех работодателей метод ведения трудовой деятельности, внушающий большее доверие.

13 января 2021     Тэги: